Sistem Informasi Akutansi Bab 5 sampai 7

Bab. 5

Memahami dan mendesain data akutansi

Bab 5 menjelaskan bagaimana mendesain file data. Fokus kita adalah pada perancangan data untuk basis data relasional. Pada basis data relasional (Relational Data Base), data yang di sajikan berupa table dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan di table, yang ekuivalen dengan file, dan kita akan menggunakan istilah tersebut bergantian. Kolom dalam table disebut sebagai atribut (attribute) dan ekuivalen dengan field di sebuah file. Istilah tersebut juga akan digunakan bergantian. Baris table-tabel ekuivalen dengan record di sebuah file.

Basis data (database) adalah pengumpilan data terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh system manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, dan menyaring informasi dari basis data.

MENGIDENTIFIKASI DAN MENDOKUMENTASI FILE

Diagram akan digunakan untuk mendokumentasi desain data SIA. Diagram kelas UML dapat digunakan untuk mendokumentasi (a) table-tabel dalam SIA, (b) hubungan antar table, (c) atribut-atribut table.

MENDOKUMENTASI FILE TRANSAKSI

File transaksi akan diperlukan untuk kejadian pesanan, pengiriman, faktur, dan penerimaan kas.

-          Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya table transaksi

Bahwa informasi tidak perlu dicatat dalam system computer untuk setiap kejadian. Dengan kata lain, tidak semua kejadian relevan dengan pemodelan data.

-          Tentukan kejadian-kejadian didalam proses

-          Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam system computer

-          Keluarkan kejadian query dan pelaporan karna mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA

-          Keluarkan kejadian pemeliharaan

• KEJADIAN DAN TABLE INDUK

Biasanya, system informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk.

1.      Barang/Jasa

2.      Agen

3.      Kas

4.      File Induk buku besar

Secara umum, table induk digunakan untuk menyimpan data yang relative pemanen tentang entitas. Keuntungan penggunaan table induk untuk menyimpan data jenis ini diberikan dibagian selanjutnya.

Manfaat Tabel Induk : Salah satu alasan pembuatan table induk adalah untuk mnghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

Pedoman Untuk Menetukan Perlunya Tabel Induk : Pedoman untuk mengientifikasi perlunya tabel induk akan dibahas secara terperinci ketika rangkaian tahap-tahap formal untuk membuat diagram kela UML disajikan.

1. ATRIBUT DAN HUBUNGAN

Analisis digunakan untuk mengidentifikasi transaksi dan tabel induk yang diperlukan.

Tiga konsep yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian : (1) Kunci primer, (2) Atribut terhubung (kunci asing), (3) Kardinalitas hubungan.

1. Kunci Utama

Kunci Utama (Primary Key) adalah atribut yang secara unik mengidentifikasi record pada tabel.

-          Tabel Pelanggan

-          Tabel Persediaan

-          Tabel Pesanan

2. Kunci Asing

Kunci Utama (foreign Key) adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya.

-          Kunci asing yang menghubungkan record dengan kejadian dengan record induk

-          Kunci asing yang menghubungkan dua kejadian yang terjaid dalam suatu urutan

3. Hubungan Antar Tabel

 Kardinalitas hubungan menunjukan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) di hubungkan dengan jenis entitas lain. Kardinalitas berikut ini digunakan dalam desain basis data :

-           Satu dengan satu (1:1)

-          Satu dengan banyak / banyak dngan satu (1:m / m:1)

-          Banyak dengan banyak (m:n)

4. Menentukan Kardinalitas

Setiap pola membuat dua pernyataan independent tentang hubungan antar entita. Juga, sis kejadian dari hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waktu.

5. Siginifikasi konsep untuk aplikasi basis data

-          Mengimplementasi dokumen dan laporan

-          Mengimplementasi formulir input

-          Mengontral data SIA L Integritas referensial

2. PENDESAINAN DATA DENGAN DIAGRAM KELAS UML (CONTOH MENYELURUH)

Empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan data dengan menggunakan diagram kelas UML.

1. Letakkan tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML.
2. Letakkan tabel (file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML
3. Tantukan hubungan yang diperlukan antar tabel
4. Tentukan atribut yang diperlukan.

Bab.6

Memahami dan mendesain query laporan

            Sistem manjemen basis data (database mangement system-DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi, dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data. Untuk mengakses informasi dari basis data, anda harus memahami konsep query. Query adalah permintaan informasi dari basis data. Dibagian selanjutnya, akan dijelaskan bagaimana informasi di tabel dan query. Dapat digunakan unyuk meghasilkan laporan yang bermanfaat dan tersusun dengan baik untuk manajer dan pengguna. Sebagian besar produk peranti lunak basis data juga menyediakan peranyi lunak untuk mendesain laporan yang akan menampilkan atau mencetak informasi yang diperoleh. Microsoft Access adalah satu contoh peranti lunak manjemen basis data yang akan banyak digunakan di bab ini. Penyedia peranti lunak basis data lainnya adalah oracle, IBM, dan informix.

QUERY

            Query adalah elemen penting basis data relasional. Anda harus memahami fitur query dengan baik agar dapat menggunakan peranti lunak DBMS secara efektif. Structured query languange (SQL) SQL merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional. Query by example adalah suatu pendekatan yang lebih sederhana, meskipun kurang kuat, untuk berkomunikasi dengan basis data. Perancang menentukan output yang diinginkan dari satu tabel atau lebih dengan menggunakan sebuah grid.

SPESIFIKASI QUERY

            Pertama, kita akan membahas query satu tabel, kemudian kita akan membahas query yang memerlukan informasi dari beberapa tabel.

QUERY SATU TABEL

            Pertama kita membahas query A, permintaan untuk daftar seluruh publikasi oleh Cromwell.

QUERY BANYAK TABEL

            Dalam menganalisis satu tabel query kita menentukan atribut-atribut yang diperlukan dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan ini: (1) atribut apa saja yang diperlukan pengguna dalam output query? Dan (2) Kriteria apa yang akan digunakan untuk menghasilkan output?

MENENTUKAN KRITERIA DENGAN BANYAK KONDISI

            Operator AND merupakan operator Boolean, yang berarti bahwa setiap kondisi di kriteria haruslah benar untuk seluruh kriteria yang akan dipenuhi. Di QBE grid, anda hanya cukup memasukkan kondisi, dan melalui default, MS Access akan mengasumsikan bahwa kondisi-kondisi ini dihubungkan dengan operator “OR”.

QUERY KOMPLEKS DAN POLA NAVIGASI

            Kadang kala sulit untuk menentukan tabel nama yang diperlukan dalam query yang rumit. Sebuah pendekatan baru, yaitu pola navigasi, dapat sangat membantu dalam memastikan bahwa seluruh tabel yang diperlukan telah diidentifikasi.

JENIS-JENIS LAPORAN

            Dibagian ini, kita akan terus menggunakan konsep-konsep desain query dari bagian terdahulu untuk menentukan informasi isi laporan ditinjau dari tabel-tabel yang mendasarinya didalam basis data. Selain itu, kita akan membahas berbagai cara di mana informasi dapat disusun dna sisajikan pada laporan, pemahaman jenis-jenis laporan yang biasanya dihasilakn oleh SIA akan mempermudah anda untuk memahami laporan-laporan tertentu yang dihasilkan oleh paket atau mendesain laporan untuk sistem informasi. Sebagai pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi, akuntan diharapkan memahami dan mapu menginterprestasikan berbagai laporan. Laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi sering kali tidak dikenal oleh mahasiswa yang pengalamannya terbatas pada laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas.

TATA LETAK LAPORAN

            Header halaman (page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas setiap halaman. Sebagai contoh, kita mungkin ingin menyebutkan nama-nama atribut dibagian atas setiap halaman (dan tidak hanya dibagian atas laporan).

ISI LAPORAN

            Seperti query, perancang harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna, kemudian memutuskan data apa yang perlu dimasukkan didalam setiap laporan.

ORGANISASI LAPORAN

            Ketika membahas query dibagian terdahulu, kita berfokus pada unsur-unsur data yang diperlukan dari berbagai tabel untuk membuat query. Disamping membuat keputusan mengenai data apa yang akan dimasukkan, perancang memiliki beberapa pilihan untuk mengorganisasikan informasi pada suatu laporan.

LAPORAN KEJADIAN

            Bagian terdahulu membahas tenteng kandungan informasi dan susunan laporan. Pada bagian ini dan bagian selanjutnya, akan dijelaskan beberapa jenis umum laporan SIA, dengan menggunakan tata letak dan kerangka desain laporan yang dijelskan didepan. Kita akan memusatkan perhatian pada laporan kejadian yang mendaftar atau meringkas data kejadian yang tersedia ditabel transaksi. Sebagian besar isi laporan kejadian menggunakan data yang tersedia didalam tabel transaksi. Kriteria digunakan untuk membatasi output pada kejadian-kejadian tertentu. Kriteria tertentu yang dapat digunakan pada laporan seperti itu meliputi penentuan rentang agen, barang/jasa, jenis kejadian, dan tanggal untuk laporan kejadian. Misalnya, kita dapat membuat daftar pesanan untuk pelanggan hanya diwilayah tertentu.

DAFTAR  KEJADIAN SEDERHANA

            Daftar kejadian sederhana (simple event list) menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal.

LAPORAN PERINCIAN KEJADIAN DIKELOMPOKKAN

            Laporan perincian kejadian yang dikelompokan (grouped event detail reports) menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokkan menurut barang/jasa atau agen. Laporan seperti itu dapat mencakup data  acuan mengenai barang/jasa atau agen. Biasanya, subtotal dilaporkan pada laporan perincian kejadian dikelompokkan.

LAPORAN RINGKASAN KEJADIAN

            Laporan ringkasan kejadian (event summary report) meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya adalah penjualan yang diringkas menurut bulan, atau penjualan yang diringkas menurut pelanggan.

LAPORAN SATU KEJADIAN

            Laporan satu kejadian (single event report) menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Sering kali, laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.

DAFTAR LAPORAN DAN ACUAN STATUS

Tidak seperti laporan kejadian yang memfokuskan pada pengorganisasian dan peringkasan data kejadian, daftar acuan dan laporan status memfokuskan pada penyediaan informasi mengenai barang, jasa, atau agen. Seperti laporan kejadian, kriteria dapat digunakan untuk membatasi output pada barang, jasa, atau agen tertentu. Kriteria khusus yang dapat digunakan di laporan semacam itu adalah menentukan tentang agen, barang dan jasa, serta tanggal laporan.

LAPORAN STATUS

            Laporan status (status report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen. Ingat kembali bahwa data ringkasan adalah data di record barang, jasa, atau agen yang meringkas hasil-hasil transaksi masa lalu.

BAB 7.

Memahami dan mendesain formulir

       

            Formulir biasanya digunakan untuk menambahkan data ke tabel. Akan tetapi, tidak dapat suatu pemetaan satu dengan satu antara formulir dan tabel. Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir antara lain :

1.      Satu formulir untuk mencatat data suatu tabel.

2.      Satu formulir untuk mencatat data dari dua tabel atau lebih.

3.      Dua formulir atau lebih mencatat data dari satu tabel.

Jenis-Jenis Formulir Input :

-          Formulir Entry satu record , menampilkan satu ricord pada satu waktu

-          Formulir Entri bentuk tabel, menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukan banyak record

-          Formulir Entri Multitable, digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel.

Cara-Cara Entry Data

Data dapat di masukan dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut:

1.      Agen internal mengetik data

2.      Agen internal memilih data untuk di masukan dengan menggunakan tabel pencarian (look.up table),tombol radio(radio button), atau kotak cek(check box)

3.      Agen Internal memindai kode batang (barcode) produk atau kartu identifikasi

4.      Pengguna memasukan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan

Elemen-Elemen Antarmuka Formulir

            Elemen antarmuka formulir merupakan objek-objek pada formulir yang di gunakan untuk memasukan informasi atau melakukan tindakan.

-          Kotak teks, adalah ruang pada formulir yang di gunakan untuk memasukan informasi yang di tambahkan ke tabel atau untuk menampilkan informasi yang di baca radi tabel.

-          Label, membantu pengguna untyk memahami informasi apa yang perlu di masukan.

-          Fitur pencarian , sering kali di tambahkan ke kotak teks yang di gunakan untuk memasukan kunci asing.

-          Tombol perintah, di gunakan untuk melakukan suatu mtindakan

-          Tombol radio, memungkinkan pengguna untuk memilih salah satu perangkat pilihan

-          Kotak cek, mirip dengan tombol radio, tetapi dapat memilih lebih dari bsatu opsi.

Untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi entri data  adalah kunci utama, informasi dapat di sediakan pada formulir suatu daftar yang terlihat dari kotak teks ketika di pilih oleh pengguna. Pemindaian jika data sudah siap di formulir kode batang, pengguna dapat memasukannya dengan sebuah pemindai, bukan dengan pengetikannya. Pemeriksaan record meliputi perbandingan data yang telah di masukan dengan informasi di suatu tabel untuk memeriksa apakah data tersebut valid. Konfirmasi sistem dapat membatu pengguna mengonfirmasi akurasi entri data dengan menampilkan informasi tambahan. Integritas referensial, dapat menetapkan sistem yang menguatkan hubungan satu dengan banyak, seperti :

-          Record induk di suatu tabel tidak dapat di hapus apabila terdapat record (anak) terkait di banyak table.

-          Record(anak) di banyak table hanya dapat di tambahkan apabila terdapat record(induk) di suatu table.

pemeriksaan format, aturan validasi, default , default dapat di bagi menjadi 3 yaitu:

-          Default tingkat aplikasi

-          Default tingkat agen

-          Default nilai tingkat transaksi

Pada penggunaan formulir untuk memasukan data dapat menjadi lebih efisien daripada memasukan data secara langsung ke hdalam bentuk table data. Tiga format untuk formulir entri data adalah :

-          Satu record

-          Bentuk table

-          Multitable