Sistem Informasi Akutansi

Bab 1.

Mengenal Sistem Informasi

Proses bisnis (business process) adalah urutan aktivasi yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi, Siklus transaksi(transaction cycles) mengelompokan kejadian-kejadian terkait yang  pada umumnya terjadi dalam urutan tertentu. Kejadian(event) adalah aktivitas yang terjadi pada waktu tertentu.

Terdapat 3 siklus transaksi utama yaitu :

-          Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle)

-          Siklus Konversi (conversion cycle)

-          Siklus Pendapatan (revenue cycle)

Sim merupakan seperangkat subsistem, dan semua subsistem ini bersifat penting dan informasi yang berbeda di perlukan untuk menjalankan fungsi-fungsinya.Sistem Informasi Akutansi itu merupakan suatu subsistemdari SIM untuk menyediakan informasi seperti informasi akutansi dan keuangan, dan juga informasi yang di peroleh dari pengolahan atas transaksi akutansi. Banyak perusahaan yang berusaha untuk mengkonversi sistem informasi mereka yang tadinya terpencar menjadi sistem perencanaan sumber daya perusaan (enterprise resource planning—ERP system), ERP merupakan suatu system managemen bisnis yang menggambarkan semua aspek proses bisnis perusahaan. Banyak perusahaan yang menggunakan Sistem Informasi Akutansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi.Para manager memerlukan setidaknya satu sitem informasi akutansi untuk menangani aktifitas rutin sepanjang siklus operasi perusahaan tersebut. Pada semua tingkat organisasi Informasi juga di perlukan untuk mendukung pengambilan keputusan, aktifitas perencanaan dan pengendalian. Salah satunya adalah pengendalian internal, pengendalian internal mencakup prosedure-procedure dan sistem informasi yang di gunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan. Contoh aplikasi akutansi yang menyediakan informasi yang di perlukan perusahaan antara lain pengolah kata(word processing), dan lembar kerja elektronik(electronic spreadsheet).

Yang mengidentifikasi 4 peran di mana akuntan menggunakn teknologi informasi adalah:

(1).Akuntan Sebagai Pengguna

(2).Akuntan Sebagai Manager

(3).Akuntan Sebagai Konsultan

(4).Akuntan Sebagai Evalator

Pada point ke 4 atau pada pengguna sebagai evalator, akuntan menyediakan jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akutansi yang meliputi Auditor Internal, Auditor Eksternal, dan Peran evaluatif lainnya.

Peran pengguna, manager, konsultan, pendesain, evaluator dan penyedia jasa telah ada di profesi akuntan dalam jangka waktu yang sangan amat lama.

Perbaikan di dalam system informasi akutansi dan teknologi telah mempengaruhi sifat dari peran-peran ini. Dan para akuntan harus selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi jika mereka ingin menambah peran di divisi yang di kerjakan. Dan akuntan juga perlu menungkatkan keterampilan dan memperbaharui pengetahuan tentang teknologi informasi secara up to date.

Bab 2.

Proses Bisnis Dan Data SIA

            Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi yang di dapatnya, kemudian mereka harus wawancara dan, mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akutansi klien. Mereka juga perlu untuk :

(1).Mengetahui informasi apa yang harus di cari

(2).Mengetahui di mana mereka bisa mendapatkan informasi

(3).Mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi

(4).Menyusun informasi dengan cara yang penuh arti

Satu cara yang penting untuk mempelajari proses bisnis dalam perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi. Contoh kejadian pada siklus transaksi adalah : Sebuah pelanggan melakukan pesanan, barang di kirimkan dan laporan penjualan di cetak. Proses bisnis dapat di susun menjadi 3 siklus transaksi utama yaitu :

-          Siklus Pemerolehan/pembelian (acquistion/purchasing cycle)

-          Siklus Konversi (conversion cycle)

-          Siklus Pendapatan (revenue cycle)

Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini:

1.      Merespon permintaan informasi dari pelanggan

2.      Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa yang datang.

3.      Menyediakan jasa dan mengirimnya kepada pelanggan

4.      Menagih pelanggan

5.      Melakukan penagihan uang

6.      Menyetorkan uang kas ke bank

7.      Menyusun laporan

Dalam siklus pemerolehan pada dasarnya sama dengan siklus pendapatan karena banyak mencakup sebagian atau operasi berikut ini :

1.      Mendiskusikan kepada pemasok

2.      Memproses permintaan

3.      Membuat perjanjian dengan pemasuk untuk membeli barang atau jasa di masa yang akan mendatang

4.      Menerima barang atau jasa kepada pemasok

5.      Mengakui klaim atas barang dan jasa yang di terima

6.      Memilih faktur-faktur yang akan di bayar

7.      Menulis cek

Pada pengidentifikasian kejadian ada beberapa pedoman yang berfokus pada pergeseran tanggung jawab di dalam proses bisnis untuk mengedintifikasi kejadian. Yaitu

Pedoman 1 : Kenali kejaadian pertama dalam suatu proses ketika seorang atau suatu departement dalam suatu organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktifitas.

Pedoman 2 : Mengabaikan aktifitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal(orang dalam).

Pedoman 3  : Mengnali kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari agen internal kepada agen internal lainnya.

Pedoman 4 : Mengenali kejadian baru ketika suatu proses sudah di sela dan di lanjutkan agen internal yang sama. Setelah di sela proses itu mungkin dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah di jadwalkan.

Pedoman 5 : Gunakan salah satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian tersebut.

Kejadian yang dapat mempengaruhi buku besar antara lain kejadian-kejadian yang meliputi menerima dan mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pembuatan pesanan pembelian, dan menerima kas.

Konsep-konsep file terdiri dari:

-          Entity(entitas)

-          Field

-          Record

-          File

-          Transaction file

-          Master file

-          Reference data(data acuan)

-          Summary data(Data ringkasan)

-          Summary field(field ringkasan)

Jenis-jenis file dan data :

(1). File induk

            File induk menyimpan data yang relatif permanen, mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa, tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual, dan data yang disimpan dikarakteristikan menjadi data ringkasan.

(2). File transaksi

            File transaksi menyimpan data tentang kejadian, biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi, mencakup informasi kuantitas dan harga, dan juga kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

Jenis aktifitas yang membantu dalam pemahaman SIA antara lain adalah :

-          Pencatatan

-          Pembaruan

-          Pemeliharaan file

Bab 3.

Mendokumentasikan Sistem Akutansi

                Untuk mendokumentasikan dokumen bisnis salah satunya adalah menggunakan unified modeling languange (UML), UML merupakan suatu bahasa yang di gunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan sistem informasi. UML bersifat fleksible dan memungkinkan diagram aktifitas di buat pada tingkat detail yang berbeda, disini terdapat overview diagram dan detailed diagram yang berguna untuk mendokumentasikan dan menganalisis pengendalian internal.

Terdapat pula Overview Activity Diagram yaitu diagram yang berfungsi intreprestasi aktifitas. Berikut ini adalah langkah / cara pembuatan Overview Activity Diagram:  

Langkah Pendahuluan :

Langkah 1 : Membaca uraian dan mengidentifikasikan kejadian penting

Langkah 2 : Memberikan narasi agar lebih jelas menunjukan kejadian-kejadian.

Langkah Untuk Membuat Diagram Aktifitas :

Langkah 3 : Menunjuk agen yang terlibat dalam aktifitas bisnis menggunakan swimlines.

Langkah 4 : Membuat diagram masing-masing kejadian dan tentukan urutannya.

Langkah 5 : Menggambarkan dokumen yang di buat dan di gunakan dalam proses bisnis.

Langkah 6 : Menggambar tabel(file) yang di buat dan di gunakan di dalam proses bisnis.

Selain itu ada pula Detailed Activity Diagram yang bermanfaat dalam memahami kejadian-kejadian secara detail(spesifik). Berikut adalah langkah untuk membuat Detailed Activity Diagram :

Langkah 1 : Tambahkan penjelasan naratif untuk menunjukan aktifitas

Langkah 2 : Buat tabel arus kerja

Langkah 3 : Identifikasi diagram dengan terperinci

Langkah 4 : lakukan beberapa langkah pendahuluan di bawah ini

            4a. Buatlah swimlane untuk agen yang terlibat

            4b. Tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas dalam kejadian yang di   

      Dokumentasikan

4c. Gunakan garis tanpa putus untuk menunjukan urutan aktifitas

4e. Gunakan mgaris putus-putus untyk menghubungkan aktifitas dokumen.

4f. Dokumentasikan setiap tabel yang di buat.

4g. Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktifitas tabel.

Bab 4.

Mengidentifikasi Resiko Dan Pengendalian Dalam Proses Bisnis

Pengendalian Internal Dan Peran Akuntan

Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran. Kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.Pemahaman yang baik mengenai pengadilan internal penting bagi akuntansi yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi.

Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal; Komponen Dan Sasaran Pengendaian Internal

Komponen Pengendalian Internal pada laporan COSO

1.      Lingkungan pengendalian

2.      Penentuan risiko

3.      Aktivitas pengendalian

4.      Informasi dan akuntansi

5.      Pengawasan

Sasaran Pengendalian Internal

Pemangku kepentingan yang berbeda (pemegang saham,manajer,pelanggan dan karyawan) mungkin memiliki tujuan yang berbeda-beda. Pemegang saham utamanya mungkin berhubungan dengan pangsa pasar, penjualan, dan kepuasan pelanggan. Sasaran pengendalian internal yang disebutkan di laporan COSO mencakup berikut ini :

-          Efektivitas dan efisiensi operasi

-          Keandalan pelaporan keuangan

Sasaran Pelaksanaan. Pada siklus pendapatan, pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas.

Sasaran Sistem Informasi. Sasaran sistem informasi memfokuskan kepada pencatatn, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi.

Sasaran Perlindungan Aset. Fokus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi.

Sasaran kinerja. Sasaran kinerja memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa.

Penentuan Risiko Pelaksanaan : Siklus Pendapatan

Risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi. Mengembangkan pengendaian untuk mengurangi risiko.

Menerapkan pengendalian. Setelah menentukan penyebab potensial terjadinya risiko, pengendalian internal yang tepat harus diterapkan.

Penelitian Risiko Sistem Informasi

Memfokuskan pada risiko sistem informasi atau risiko kesalahan pada sistem informasi perusahaan melalui pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak tepat.

Pencatatan Risiko

Pencatatan risiko adalah menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.

Memperbarui Risiko

Pembaruan risiko adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbaharui dengan tepat. Memperbaharui kesalahan bisa jadi sangat mahal.

Risiko Pengendalian

Setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah diidentifikasi evaluator harus memerhatikan cara-cara untuk mengendalikan risiko.

Pengendalian Arus Kerja

1.      Pemisahan tugas

Pemisahan tugas antar agen internal merupakan konsep ini dalam medesain aktivitas pengendalian internal.

2.      Penggunaan Informasi Manajemen Kejadian Sebelumnya untuk Mengendalikan Aktivitas

Informasi mengenai kejadian sebelumnya dapat berasal dari dokumen atau record komputer.

3.      Urutan Kejadian yang Diharuskan

Dibanyak kasus organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu.

4.      Menindaklanjuti Kejadian

Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan.

5.      Dokumen Bernomer Urut

Memberi nomer urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian.

6.      Pencatatan Agen Internal yang Bertanggung Jawab atas Kejadian dalam Suatu Proses

Agen internal ditunjuk sebagai penanggung jawab sebagian besar kejadian.

7.      Pembatasaan Akses ke Aset dan Informasi

Cara penting untuk memproteksi aset, seperti kas, persediaan, peralatan, dan data adalah membatasi akses hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yang diberikan.

8.      Rekonsiliasi Catatan dengan Bukti Fisik Aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenernya.

Penelaahan kinerja

Penelaahan Kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeks, atau data periode lalu. Record induk dan penelaahan kinerja. Penelaahan kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara. Pertama, angka standar dan anggaran (data acuan)biasanya dicatatselama aktivitas pemeliharaan file di record induk. Kedua, data ringkasaan yang disimpan di record untuk sering kali digunakan untuk menerapkan tindakan perbaikan.