Sistem Informasi Akutansi Bab 5 sampai 7

Bab. 5

Memahami dan mendesain data akutansi

Bab 5 menjelaskan bagaimana mendesain file data. Fokus kita adalah pada perancangan data untuk basis data relasional. Pada basis data relasional (Relational Data Base), data yang di sajikan berupa table dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan di table, yang ekuivalen dengan file, dan kita akan menggunakan istilah tersebut bergantian. Kolom dalam table disebut sebagai atribut (attribute) dan ekuivalen dengan field di sebuah file. Istilah tersebut juga akan digunakan bergantian. Baris table-tabel ekuivalen dengan record di sebuah file.

Basis data (database) adalah pengumpilan data terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh system manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, dan menyaring informasi dari basis data.

MENGIDENTIFIKASI DAN MENDOKUMENTASI FILE

Diagram akan digunakan untuk mendokumentasi desain data SIA. Diagram kelas UML dapat digunakan untuk mendokumentasi (a) table-tabel dalam SIA, (b) hubungan antar table, (c) atribut-atribut table.

MENDOKUMENTASI FILE TRANSAKSI

File transaksi akan diperlukan untuk kejadian pesanan, pengiriman, faktur, dan penerimaan kas.

-          Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya table transaksi

Bahwa informasi tidak perlu dicatat dalam system computer untuk setiap kejadian. Dengan kata lain, tidak semua kejadian relevan dengan pemodelan data.

-          Tentukan kejadian-kejadian didalam proses

-          Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam system computer

-          Keluarkan kejadian query dan pelaporan karna mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA

-          Keluarkan kejadian pemeliharaan

• KEJADIAN DAN TABLE INDUK

Biasanya, system informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk.

1.      Barang/Jasa

2.      Agen

3.      Kas

4.      File Induk buku besar

Secara umum, table induk digunakan untuk menyimpan data yang relative pemanen tentang entitas. Keuntungan penggunaan table induk untuk menyimpan data jenis ini diberikan dibagian selanjutnya.

Manfaat Tabel Induk : Salah satu alasan pembuatan table induk adalah untuk mnghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

Pedoman Untuk Menetukan Perlunya Tabel Induk : Pedoman untuk mengientifikasi perlunya tabel induk akan dibahas secara terperinci ketika rangkaian tahap-tahap formal untuk membuat diagram kela UML disajikan.

1. ATRIBUT DAN HUBUNGAN

Analisis digunakan untuk mengidentifikasi transaksi dan tabel induk yang diperlukan.

Tiga konsep yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian : (1) Kunci primer, (2) Atribut terhubung (kunci asing), (3) Kardinalitas hubungan.

1. Kunci Utama

Kunci Utama (Primary Key) adalah atribut yang secara unik mengidentifikasi record pada tabel.

-          Tabel Pelanggan

-          Tabel Persediaan

-          Tabel Pesanan

2. Kunci Asing

Kunci Utama (foreign Key) adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya.

-          Kunci asing yang menghubungkan record dengan kejadian dengan record induk

-          Kunci asing yang menghubungkan dua kejadian yang terjaid dalam suatu urutan

3. Hubungan Antar Tabel

 Kardinalitas hubungan menunjukan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) di hubungkan dengan jenis entitas lain. Kardinalitas berikut ini digunakan dalam desain basis data :

-           Satu dengan satu (1:1)

-          Satu dengan banyak / banyak dngan satu (1:m / m:1)

-          Banyak dengan banyak (m:n)

4. Menentukan Kardinalitas

Setiap pola membuat dua pernyataan independent tentang hubungan antar entita. Juga, sis kejadian dari hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waktu.

5. Siginifikasi konsep untuk aplikasi basis data

-          Mengimplementasi dokumen dan laporan

-          Mengimplementasi formulir input

-          Mengontral data SIA L Integritas referensial

2. PENDESAINAN DATA DENGAN DIAGRAM KELAS UML (CONTOH MENYELURUH)

Empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan data dengan menggunakan diagram kelas UML.

1. Letakkan tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML.
2. Letakkan tabel (file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML
3. Tantukan hubungan yang diperlukan antar tabel
4. Tentukan atribut yang diperlukan.

Bab.6

Memahami dan mendesain query laporan

            Sistem manjemen basis data (database mangement system-DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi, dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data. Untuk mengakses informasi dari basis data, anda harus memahami konsep query. Query adalah permintaan informasi dari basis data. Dibagian selanjutnya, akan dijelaskan bagaimana informasi di tabel dan query. Dapat digunakan unyuk meghasilkan laporan yang bermanfaat dan tersusun dengan baik untuk manajer dan pengguna. Sebagian besar produk peranti lunak basis data juga menyediakan peranyi lunak untuk mendesain laporan yang akan menampilkan atau mencetak informasi yang diperoleh. Microsoft Access adalah satu contoh peranti lunak manjemen basis data yang akan banyak digunakan di bab ini. Penyedia peranti lunak basis data lainnya adalah oracle, IBM, dan informix.

QUERY

            Query adalah elemen penting basis data relasional. Anda harus memahami fitur query dengan baik agar dapat menggunakan peranti lunak DBMS secara efektif. Structured query languange (SQL) SQL merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional. Query by example adalah suatu pendekatan yang lebih sederhana, meskipun kurang kuat, untuk berkomunikasi dengan basis data. Perancang menentukan output yang diinginkan dari satu tabel atau lebih dengan menggunakan sebuah grid.

SPESIFIKASI QUERY

            Pertama, kita akan membahas query satu tabel, kemudian kita akan membahas query yang memerlukan informasi dari beberapa tabel.

QUERY SATU TABEL

            Pertama kita membahas query A, permintaan untuk daftar seluruh publikasi oleh Cromwell.

QUERY BANYAK TABEL

            Dalam menganalisis satu tabel query kita menentukan atribut-atribut yang diperlukan dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan ini: (1) atribut apa saja yang diperlukan pengguna dalam output query? Dan (2) Kriteria apa yang akan digunakan untuk menghasilkan output?

MENENTUKAN KRITERIA DENGAN BANYAK KONDISI

            Operator AND merupakan operator Boolean, yang berarti bahwa setiap kondisi di kriteria haruslah benar untuk seluruh kriteria yang akan dipenuhi. Di QBE grid, anda hanya cukup memasukkan kondisi, dan melalui default, MS Access akan mengasumsikan bahwa kondisi-kondisi ini dihubungkan dengan operator “OR”.

QUERY KOMPLEKS DAN POLA NAVIGASI

            Kadang kala sulit untuk menentukan tabel nama yang diperlukan dalam query yang rumit. Sebuah pendekatan baru, yaitu pola navigasi, dapat sangat membantu dalam memastikan bahwa seluruh tabel yang diperlukan telah diidentifikasi.

JENIS-JENIS LAPORAN

            Dibagian ini, kita akan terus menggunakan konsep-konsep desain query dari bagian terdahulu untuk menentukan informasi isi laporan ditinjau dari tabel-tabel yang mendasarinya didalam basis data. Selain itu, kita akan membahas berbagai cara di mana informasi dapat disusun dna sisajikan pada laporan, pemahaman jenis-jenis laporan yang biasanya dihasilakn oleh SIA akan mempermudah anda untuk memahami laporan-laporan tertentu yang dihasilkan oleh paket atau mendesain laporan untuk sistem informasi. Sebagai pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi, akuntan diharapkan memahami dan mapu menginterprestasikan berbagai laporan. Laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi sering kali tidak dikenal oleh mahasiswa yang pengalamannya terbatas pada laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas.

TATA LETAK LAPORAN

            Header halaman (page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas setiap halaman. Sebagai contoh, kita mungkin ingin menyebutkan nama-nama atribut dibagian atas setiap halaman (dan tidak hanya dibagian atas laporan).

ISI LAPORAN

            Seperti query, perancang harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna, kemudian memutuskan data apa yang perlu dimasukkan didalam setiap laporan.

ORGANISASI LAPORAN

            Ketika membahas query dibagian terdahulu, kita berfokus pada unsur-unsur data yang diperlukan dari berbagai tabel untuk membuat query. Disamping membuat keputusan mengenai data apa yang akan dimasukkan, perancang memiliki beberapa pilihan untuk mengorganisasikan informasi pada suatu laporan.

LAPORAN KEJADIAN

            Bagian terdahulu membahas tenteng kandungan informasi dan susunan laporan. Pada bagian ini dan bagian selanjutnya, akan dijelaskan beberapa jenis umum laporan SIA, dengan menggunakan tata letak dan kerangka desain laporan yang dijelskan didepan. Kita akan memusatkan perhatian pada laporan kejadian yang mendaftar atau meringkas data kejadian yang tersedia ditabel transaksi. Sebagian besar isi laporan kejadian menggunakan data yang tersedia didalam tabel transaksi. Kriteria digunakan untuk membatasi output pada kejadian-kejadian tertentu. Kriteria tertentu yang dapat digunakan pada laporan seperti itu meliputi penentuan rentang agen, barang/jasa, jenis kejadian, dan tanggal untuk laporan kejadian. Misalnya, kita dapat membuat daftar pesanan untuk pelanggan hanya diwilayah tertentu.

DAFTAR  KEJADIAN SEDERHANA

            Daftar kejadian sederhana (simple event list) menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal.

LAPORAN PERINCIAN KEJADIAN DIKELOMPOKKAN

            Laporan perincian kejadian yang dikelompokan (grouped event detail reports) menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokkan menurut barang/jasa atau agen. Laporan seperti itu dapat mencakup data  acuan mengenai barang/jasa atau agen. Biasanya, subtotal dilaporkan pada laporan perincian kejadian dikelompokkan.

LAPORAN RINGKASAN KEJADIAN

            Laporan ringkasan kejadian (event summary report) meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya adalah penjualan yang diringkas menurut bulan, atau penjualan yang diringkas menurut pelanggan.

LAPORAN SATU KEJADIAN

            Laporan satu kejadian (single event report) menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Sering kali, laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.

DAFTAR LAPORAN DAN ACUAN STATUS

Tidak seperti laporan kejadian yang memfokuskan pada pengorganisasian dan peringkasan data kejadian, daftar acuan dan laporan status memfokuskan pada penyediaan informasi mengenai barang, jasa, atau agen. Seperti laporan kejadian, kriteria dapat digunakan untuk membatasi output pada barang, jasa, atau agen tertentu. Kriteria khusus yang dapat digunakan di laporan semacam itu adalah menentukan tentang agen, barang dan jasa, serta tanggal laporan.

LAPORAN STATUS

            Laporan status (status report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen. Ingat kembali bahwa data ringkasan adalah data di record barang, jasa, atau agen yang meringkas hasil-hasil transaksi masa lalu.

BAB 7.

Memahami dan mendesain formulir

       

            Formulir biasanya digunakan untuk menambahkan data ke tabel. Akan tetapi, tidak dapat suatu pemetaan satu dengan satu antara formulir dan tabel. Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir antara lain :

1.      Satu formulir untuk mencatat data suatu tabel.

2.      Satu formulir untuk mencatat data dari dua tabel atau lebih.

3.      Dua formulir atau lebih mencatat data dari satu tabel.

Jenis-Jenis Formulir Input :

-          Formulir Entry satu record , menampilkan satu ricord pada satu waktu

-          Formulir Entri bentuk tabel, menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukan banyak record

-          Formulir Entri Multitable, digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel.

Cara-Cara Entry Data

Data dapat di masukan dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut:

1.      Agen internal mengetik data

2.      Agen internal memilih data untuk di masukan dengan menggunakan tabel pencarian (look.up table),tombol radio(radio button), atau kotak cek(check box)

3.      Agen Internal memindai kode batang (barcode) produk atau kartu identifikasi

4.      Pengguna memasukan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan

Elemen-Elemen Antarmuka Formulir

            Elemen antarmuka formulir merupakan objek-objek pada formulir yang di gunakan untuk memasukan informasi atau melakukan tindakan.

-          Kotak teks, adalah ruang pada formulir yang di gunakan untuk memasukan informasi yang di tambahkan ke tabel atau untuk menampilkan informasi yang di baca radi tabel.

-          Label, membantu pengguna untyk memahami informasi apa yang perlu di masukan.

-          Fitur pencarian , sering kali di tambahkan ke kotak teks yang di gunakan untuk memasukan kunci asing.

-          Tombol perintah, di gunakan untuk melakukan suatu mtindakan

-          Tombol radio, memungkinkan pengguna untuk memilih salah satu perangkat pilihan

-          Kotak cek, mirip dengan tombol radio, tetapi dapat memilih lebih dari bsatu opsi.

Untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi entri data  adalah kunci utama, informasi dapat di sediakan pada formulir suatu daftar yang terlihat dari kotak teks ketika di pilih oleh pengguna. Pemindaian jika data sudah siap di formulir kode batang, pengguna dapat memasukannya dengan sebuah pemindai, bukan dengan pengetikannya. Pemeriksaan record meliputi perbandingan data yang telah di masukan dengan informasi di suatu tabel untuk memeriksa apakah data tersebut valid. Konfirmasi sistem dapat membatu pengguna mengonfirmasi akurasi entri data dengan menampilkan informasi tambahan. Integritas referensial, dapat menetapkan sistem yang menguatkan hubungan satu dengan banyak, seperti :

-          Record induk di suatu tabel tidak dapat di hapus apabila terdapat record (anak) terkait di banyak table.

-          Record(anak) di banyak table hanya dapat di tambahkan apabila terdapat record(induk) di suatu table.

pemeriksaan format, aturan validasi, default , default dapat di bagi menjadi 3 yaitu:

-          Default tingkat aplikasi

-          Default tingkat agen

-          Default nilai tingkat transaksi

Pada penggunaan formulir untuk memasukan data dapat menjadi lebih efisien daripada memasukan data secara langsung ke hdalam bentuk table data. Tiga format untuk formulir entri data adalah :

-          Satu record

-          Bentuk table

-          Multitable

WAWANCARA DENGAN PEMILIK TOKO FURNITURE

Profil Usaha

Nama Pemilik    : H.Puding

Jenis  Usaha       : Usaha Kecil Menengah

Nama Usaha      : Klender  Furniture

Alamat Usaha    : Jl. Pertanian Klender no.23. Jakarta Timur

Yulia                       : Ass. Pak apa saya boleh bertanya sedikit tentang usaha bapak ?

H.puding              : Oh, boleh saja de

Yulia                       : Sejak tahun berapa usaha ini berdiri pak ?

H.Puding              : Usaha ini berdiri pada tahun 2001, tepatnya pada bulan November tanggal  17, jadi ya sekarang kira-kira alhamdulillah sudah hampir  12 tahun.

Yulia                       : Modal awal bapak dalam menjalankan usaha ini berapa ya pak ?

H.Puding              : Pada waktu itu saya  bermodal 1.000.000, dulu usaha ini kecil sekali de.

Yulia                       : Barang apa saja yang di jualdisini pak ?

H.Puding              : Disini kita menjual berbagai furniture, seperti  kursi, meja, lemari ndan lain-lain.

Yulia                       : Apakah barang yang di jual disini di produksi di sini atau di tempat lain ?

H.Puding              : Kita prodiksi semua barang disini, di belakang toko ini ada bengkel untuk membuat furniture yang di pesan atau furniture yang ready stock.

Yulia                       : Apakah customer bisa langsung memilih funiture yang ada?

H.Puding              : Tentu saja boleh, semua furniture di depan ini memang sudah ready stock, kalau memang  customernya mau yang lain ya tinggal pesan tergantung permintaan nanti akan kita buatkan.

Yulia                       : Ada berapa karyawan yang bekerja di sini pak ?

H.Puding              : Di bengkel kita ada 5 karyawan, sedangkan di depan atau di toko kita ada 3 karyawan. Kalau dulu pertama kali saya hanya di bantu kerabat saya 2 orang, kita sama-sama yang membuat furniture.

Yulia                       : Barang atau bahan yang di proses menjadi furniture ini di datangkan dari mana pak ?

H.Puding              : Kalau bahan baku kayu atau rotan, kita ambil dari toko lain, ya kebetulan toko itu milik ade saya.

Yulia                       : Cara pemesanan barang disini apakah customer harus datang kesini atau bisa by tlf?

H.Puding              : Cara memesan bisa orangnya datang kesini langsung atau bisa lewat tlf, dan model gambarnya bisa dikirim ke email kita.

Yulia                       : Kalau boleh tau pak, Omset perbulannya berapa ya pak ?

H.Puding              : Alhamdulillah sekitar  25.000.000. ya tergantung pemesanan juga.

Yulia                       : Apakah bapak menyediakan jasa delivery ?

H.Puding              : Disini kita menyediakan jasa antar barang, tapi ada juga orang yang langsung bawa barangnya.

Yulia                       :Terimakasih atas infonya ya pak, terima kasih juga atas waktunya

Kesimpulan :

                Klender  Furniture yang dirintis oleh pak H.Puding ini bergerak di bidang jasa penjualan dan jasa pembuatan furniture. Usaha ini di rintis sejak tahun 2001 yang bermodal awal sebesar 1.000.000 dengan keuletannya usaha bapak H.puding ini menjadi sebesar ini. Pada awalnya dia hanya di bantu 2 kerabatnya untuk membuat furniture sekarang sudah mempunyai  8 karyawan. Furniture yang di jualnya semua hasil buatan sendiri di bengkel furniturenya  tidak mengambil dari orang lain, . Bahan kayu dan rotan yang ia gunakan  diambil dari toko adiknya sendiri. Customer bebas memilih furniture yang ready stock ataupun memesan furniture yang diinginkan. Pemesanan bisa by phone dan model gambar furniture yang diinginkan di kirimkan by email atau bisa langsung datang ke toko. Toko ini menyediakan jasa delivery. Saat ini omset yang di dapat kurang lebih 25.000.000 tergantung pemesanan barang.

Note : DFD menyusul pak, di sertakan dalam rangkuman ke 2    ^_^

Wawancara Salah Satu UKM

CATATAN  WAWANCARA DENGAN MANAGER

PERMATA KOMPUTER

Yulia    : Produk apa saja yang di jual oleh toko ini ?

Emma  : Di sini kita menjual produk perangkat komputer seperti monitor, CPU, Printer, Modem, Hardisk Eksternal, Hardisk Internal dan lain-lain yang berhubungan dengan hardware dari komputer.

Yulia    : Kira-kira siapa saja yang menjadi pelanggan anda ? dari kalangan mana saja ?

Emma  : Pelanggan kami beragam, mulai dari karyawan sampai anak sekolah sekalipun.karna kita menjual hardware komputer dengan harga yang relatif murah.

Yulia    : Apakah barang disini bisa di pesan dan bisa di antar ?

Emma  : Kami menerima pesanan barang tetapi dalam kurun waktu minimal 1 minggu, tidak bisa mendadak karena kita ke pusatnta yaitu mangga dua seminggu sekali. Kalau soal antar itu tergantung barang yang di pesan, kami bisa antar tetapi dalam jarak 10km dari toko kami.

Yulia    : Apakah setiap anda mengambil barang selalu di mangga dua, dan ditoko yang sama ?

Emma  : Tergantung barang yang di butuhkan, kalau di mangga dua di toko yang biasa kami mengambil barang itu tidak ada barangnya, terpaksa kami mengambil di toko yang lain.

Yulia    : Kira-Kira omset penjualan per bulan dari hasil toko ini berapa ?

Emma  : kira-kira 45 juta per bulan bisa lebih dan bisa kurang.

Yulia    : Selain menjual berbagai macam hardware di toko anda, apakah menerima service ?

Emma  : Ya, disini selain menjual hardware komputer kita juga menerima services komputer, printer mauput hardware lainnya.

Yulia    : Apa yang menjadi komitmen anda untuk menjalani usaha ini?

Emma  : Komitmen saya dalam menjalani usaha ini adalah pelayanan memuaskan kepada customer, dan kita harga yang kita jual di toko ini tidak jauh beda dengan harga pusat, ya masih relatif murah di bandingkan dengan toko hardware di mal besar.

Yulia    : Ada berapa karyawan yang di pekerjakan di sini ?
Emma  : Saat ini ada 6 karyawan yang bekerja di sini, yaitu 3 tekhnisi dan 3 pelayan toko

 

Sistem Informasi Akutansi

Bab 1.

Mengenal Sistem Informasi

Proses bisnis (business process) adalah urutan aktivasi yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi, Siklus transaksi(transaction cycles) mengelompokan kejadian-kejadian terkait yang  pada umumnya terjadi dalam urutan tertentu. Kejadian(event) adalah aktivitas yang terjadi pada waktu tertentu.

Terdapat 3 siklus transaksi utama yaitu :

-          Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle)

-          Siklus Konversi (conversion cycle)

-          Siklus Pendapatan (revenue cycle)

Sim merupakan seperangkat subsistem, dan semua subsistem ini bersifat penting dan informasi yang berbeda di perlukan untuk menjalankan fungsi-fungsinya.Sistem Informasi Akutansi itu merupakan suatu subsistemdari SIM untuk menyediakan informasi seperti informasi akutansi dan keuangan, dan juga informasi yang di peroleh dari pengolahan atas transaksi akutansi. Banyak perusahaan yang berusaha untuk mengkonversi sistem informasi mereka yang tadinya terpencar menjadi sistem perencanaan sumber daya perusaan (enterprise resource planning—ERP system), ERP merupakan suatu system managemen bisnis yang menggambarkan semua aspek proses bisnis perusahaan. Banyak perusahaan yang menggunakan Sistem Informasi Akutansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi.Para manager memerlukan setidaknya satu sitem informasi akutansi untuk menangani aktifitas rutin sepanjang siklus operasi perusahaan tersebut. Pada semua tingkat organisasi Informasi juga di perlukan untuk mendukung pengambilan keputusan, aktifitas perencanaan dan pengendalian. Salah satunya adalah pengendalian internal, pengendalian internal mencakup prosedure-procedure dan sistem informasi yang di gunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan. Contoh aplikasi akutansi yang menyediakan informasi yang di perlukan perusahaan antara lain pengolah kata(word processing), dan lembar kerja elektronik(electronic spreadsheet).

Yang mengidentifikasi 4 peran di mana akuntan menggunakn teknologi informasi adalah:

(1).Akuntan Sebagai Pengguna

(2).Akuntan Sebagai Manager

(3).Akuntan Sebagai Konsultan

(4).Akuntan Sebagai Evalator

Pada point ke 4 atau pada pengguna sebagai evalator, akuntan menyediakan jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akutansi yang meliputi Auditor Internal, Auditor Eksternal, dan Peran evaluatif lainnya.

Peran pengguna, manager, konsultan, pendesain, evaluator dan penyedia jasa telah ada di profesi akuntan dalam jangka waktu yang sangan amat lama.

Perbaikan di dalam system informasi akutansi dan teknologi telah mempengaruhi sifat dari peran-peran ini. Dan para akuntan harus selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi jika mereka ingin menambah peran di divisi yang di kerjakan. Dan akuntan juga perlu menungkatkan keterampilan dan memperbaharui pengetahuan tentang teknologi informasi secara up to date.

Bab 2.

Proses Bisnis Dan Data SIA

            Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi yang di dapatnya, kemudian mereka harus wawancara dan, mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akutansi klien. Mereka juga perlu untuk :

(1).Mengetahui informasi apa yang harus di cari

(2).Mengetahui di mana mereka bisa mendapatkan informasi

(3).Mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi

(4).Menyusun informasi dengan cara yang penuh arti

Satu cara yang penting untuk mempelajari proses bisnis dalam perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi. Contoh kejadian pada siklus transaksi adalah : Sebuah pelanggan melakukan pesanan, barang di kirimkan dan laporan penjualan di cetak. Proses bisnis dapat di susun menjadi 3 siklus transaksi utama yaitu :

-          Siklus Pemerolehan/pembelian (acquistion/purchasing cycle)

-          Siklus Konversi (conversion cycle)

-          Siklus Pendapatan (revenue cycle)

Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini:

1.      Merespon permintaan informasi dari pelanggan

2.      Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa yang datang.

3.      Menyediakan jasa dan mengirimnya kepada pelanggan

4.      Menagih pelanggan

5.      Melakukan penagihan uang

6.      Menyetorkan uang kas ke bank

7.      Menyusun laporan

Dalam siklus pemerolehan pada dasarnya sama dengan siklus pendapatan karena banyak mencakup sebagian atau operasi berikut ini :

1.      Mendiskusikan kepada pemasok

2.      Memproses permintaan

3.      Membuat perjanjian dengan pemasuk untuk membeli barang atau jasa di masa yang akan mendatang

4.      Menerima barang atau jasa kepada pemasok

5.      Mengakui klaim atas barang dan jasa yang di terima

6.      Memilih faktur-faktur yang akan di bayar

7.      Menulis cek

Pada pengidentifikasian kejadian ada beberapa pedoman yang berfokus pada pergeseran tanggung jawab di dalam proses bisnis untuk mengedintifikasi kejadian. Yaitu

Pedoman 1 : Kenali kejaadian pertama dalam suatu proses ketika seorang atau suatu departement dalam suatu organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktifitas.

Pedoman 2 : Mengabaikan aktifitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal(orang dalam).

Pedoman 3  : Mengnali kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari agen internal kepada agen internal lainnya.

Pedoman 4 : Mengenali kejadian baru ketika suatu proses sudah di sela dan di lanjutkan agen internal yang sama. Setelah di sela proses itu mungkin dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah di jadwalkan.

Pedoman 5 : Gunakan salah satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian tersebut.

Kejadian yang dapat mempengaruhi buku besar antara lain kejadian-kejadian yang meliputi menerima dan mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pembuatan pesanan pembelian, dan menerima kas.

Konsep-konsep file terdiri dari:

-          Entity(entitas)

-          Field

-          Record

-          File

-          Transaction file

-          Master file

-          Reference data(data acuan)

-          Summary data(Data ringkasan)

-          Summary field(field ringkasan)

Jenis-jenis file dan data :

(1). File induk

            File induk menyimpan data yang relatif permanen, mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa, tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual, dan data yang disimpan dikarakteristikan menjadi data ringkasan.

(2). File transaksi

            File transaksi menyimpan data tentang kejadian, biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi, mencakup informasi kuantitas dan harga, dan juga kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

Jenis aktifitas yang membantu dalam pemahaman SIA antara lain adalah :

-          Pencatatan

-          Pembaruan

-          Pemeliharaan file

Bab 3.

Mendokumentasikan Sistem Akutansi

                Untuk mendokumentasikan dokumen bisnis salah satunya adalah menggunakan unified modeling languange (UML), UML merupakan suatu bahasa yang di gunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan sistem informasi. UML bersifat fleksible dan memungkinkan diagram aktifitas di buat pada tingkat detail yang berbeda, disini terdapat overview diagram dan detailed diagram yang berguna untuk mendokumentasikan dan menganalisis pengendalian internal.

Terdapat pula Overview Activity Diagram yaitu diagram yang berfungsi intreprestasi aktifitas. Berikut ini adalah langkah / cara pembuatan Overview Activity Diagram:  

Langkah Pendahuluan :

Langkah 1 : Membaca uraian dan mengidentifikasikan kejadian penting

Langkah 2 : Memberikan narasi agar lebih jelas menunjukan kejadian-kejadian.

Langkah Untuk Membuat Diagram Aktifitas :

Langkah 3 : Menunjuk agen yang terlibat dalam aktifitas bisnis menggunakan swimlines.

Langkah 4 : Membuat diagram masing-masing kejadian dan tentukan urutannya.

Langkah 5 : Menggambarkan dokumen yang di buat dan di gunakan dalam proses bisnis.

Langkah 6 : Menggambar tabel(file) yang di buat dan di gunakan di dalam proses bisnis.

Selain itu ada pula Detailed Activity Diagram yang bermanfaat dalam memahami kejadian-kejadian secara detail(spesifik). Berikut adalah langkah untuk membuat Detailed Activity Diagram :

Langkah 1 : Tambahkan penjelasan naratif untuk menunjukan aktifitas

Langkah 2 : Buat tabel arus kerja

Langkah 3 : Identifikasi diagram dengan terperinci

Langkah 4 : lakukan beberapa langkah pendahuluan di bawah ini

            4a. Buatlah swimlane untuk agen yang terlibat

            4b. Tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas dalam kejadian yang di   

      Dokumentasikan

4c. Gunakan garis tanpa putus untuk menunjukan urutan aktifitas

4e. Gunakan mgaris putus-putus untyk menghubungkan aktifitas dokumen.

4f. Dokumentasikan setiap tabel yang di buat.

4g. Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktifitas tabel.

Bab 4.

Mengidentifikasi Resiko Dan Pengendalian Dalam Proses Bisnis

Pengendalian Internal Dan Peran Akuntan

Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran. Kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.Pemahaman yang baik mengenai pengadilan internal penting bagi akuntansi yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi.

Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal; Komponen Dan Sasaran Pengendaian Internal

Komponen Pengendalian Internal pada laporan COSO

1.      Lingkungan pengendalian

2.      Penentuan risiko

3.      Aktivitas pengendalian

4.      Informasi dan akuntansi

5.      Pengawasan

Sasaran Pengendalian Internal

Pemangku kepentingan yang berbeda (pemegang saham,manajer,pelanggan dan karyawan) mungkin memiliki tujuan yang berbeda-beda. Pemegang saham utamanya mungkin berhubungan dengan pangsa pasar, penjualan, dan kepuasan pelanggan. Sasaran pengendalian internal yang disebutkan di laporan COSO mencakup berikut ini :

-          Efektivitas dan efisiensi operasi

-          Keandalan pelaporan keuangan

Sasaran Pelaksanaan. Pada siklus pendapatan, pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas.

Sasaran Sistem Informasi. Sasaran sistem informasi memfokuskan kepada pencatatn, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi.

Sasaran Perlindungan Aset. Fokus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi.

Sasaran kinerja. Sasaran kinerja memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa.

Penentuan Risiko Pelaksanaan : Siklus Pendapatan

Risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi. Mengembangkan pengendaian untuk mengurangi risiko.

Menerapkan pengendalian. Setelah menentukan penyebab potensial terjadinya risiko, pengendalian internal yang tepat harus diterapkan.

Penelitian Risiko Sistem Informasi

Memfokuskan pada risiko sistem informasi atau risiko kesalahan pada sistem informasi perusahaan melalui pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak tepat.

Pencatatan Risiko

Pencatatan risiko adalah menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.

Memperbarui Risiko

Pembaruan risiko adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbaharui dengan tepat. Memperbaharui kesalahan bisa jadi sangat mahal.

Risiko Pengendalian

Setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah diidentifikasi evaluator harus memerhatikan cara-cara untuk mengendalikan risiko.

Pengendalian Arus Kerja

1.      Pemisahan tugas

Pemisahan tugas antar agen internal merupakan konsep ini dalam medesain aktivitas pengendalian internal.

2.      Penggunaan Informasi Manajemen Kejadian Sebelumnya untuk Mengendalikan Aktivitas

Informasi mengenai kejadian sebelumnya dapat berasal dari dokumen atau record komputer.

3.      Urutan Kejadian yang Diharuskan

Dibanyak kasus organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu.

4.      Menindaklanjuti Kejadian

Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan.

5.      Dokumen Bernomer Urut

Memberi nomer urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian.

6.      Pencatatan Agen Internal yang Bertanggung Jawab atas Kejadian dalam Suatu Proses

Agen internal ditunjuk sebagai penanggung jawab sebagian besar kejadian.

7.      Pembatasaan Akses ke Aset dan Informasi

Cara penting untuk memproteksi aset, seperti kas, persediaan, peralatan, dan data adalah membatasi akses hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yang diberikan.

8.      Rekonsiliasi Catatan dengan Bukti Fisik Aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenernya.

Penelaahan kinerja

Penelaahan Kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeks, atau data periode lalu. Record induk dan penelaahan kinerja. Penelaahan kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara. Pertama, angka standar dan anggaran (data acuan)biasanya dicatatselama aktivitas pemeliharaan file di record induk. Kedua, data ringkasaan yang disimpan di record untuk sering kali digunakan untuk menerapkan tindakan perbaikan.